Pro büro Software | Dokumentenmanagement
Automatisierung. Integration. Individualität.
Dokumentenmanagement
Arbeiten mit lebenden Dokumenten innerhalb einer Umgebung. Dokumente aller Art zu suchen, im Team miteinander an Ihnen zu arbeiten und mit automatisierten Workflows auswerten.
WAS IST DMS?
Unter Dokumentenmanagementsystemen [DMS] versteht man eine datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten aller Art. Ziel von DMS-Software ist es, Schriftstücke zu digitalisieren/archivieren und sie unternehmensweit zugänglich zu machen. DMS-Software dient zur Organisation und Koordination, Überarbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.
Vorgehen beim Dokumenten-Management
- Bereits vorhandene auf Papier vorliegende Dokumente werden mittels Scannern zunächst digitalisiert
- In einem darauffolgenden Schritt werden die digitalen Dokumente katalogisiert, indiziert und kategorisiert
- Durch die Verschlagwortung mittels Meta Tags entsteht so ein digitales Archiv, in das auch eingescannte, gedruckte oder gefaxte Dokumente integriert werden können
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Gesamten Geschäftsprozess digital Abbilden
Eine Grundfunktionalität der ELO ECM Suite ist die digitale Archivierung von Dokumenten. Alle unternehmensrelevanten Informationen werden an einer Stelle zentral abgelegt – zugänglich für jeden, der sie benötigt und bei Bedarf auch jederzeit bearbeitbar. Vorbei sind die Zeiten, in denen Dokumente per Mail verschickt und E-Mail-Server an ihre Belastungsgrenzen gebracht werden: In der ELO ECM Suite kann gemeinsam am Dokument gearbeitet werden und durch die Versionierung bleiben Änderungen jederzeit transparent.
Digitale Archivierung und papierloses Büro
Der Wandel von Dokumenten in Papierform hinzu elektronischen Dokumenten wurde vor allem durch die technologischen Neuerungen und das gesteigerte Informationsaufkommen verursacht. Dadurch sind Einspar- und Optimierungspotenziale entstanden, die mittlerweile automatisiert mithilfe von Dokumentenmanagementsysteme ausgeschöpft werden.
Vorteile von digitalen Dokumenten
- Standardisierte Erstellung, Bearbeitung, Speicherung
- Zentrale Speicherung und problemlose Duplizierbarkeit
- Verschiedene Ordnungs- und Zugriffsmöglichkeiten, z. B. nach Relevanz, nach Kundenzugehörigkeit, nach Erstellungsdatum, etc.
- Globale und zeitlose Verfügbarkeit
- Suchfunktionen vereinfachen, Wissenstransfer und Recherche
- Möglichkeit der Verlinkung zu externen Dokumenten und Verknüpfung mit Aufgaben und Prozessen möglich
Wie führe ich ein ECM-System erfolgreich im Unternehmen ein?
Sind Sie in Ihrem Unternehmen dazu bereit, Bestehendes zu verändern? Organisatorische Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und gegebenenfalls zu optimieren? Dann haben Sie den ersten wichtigen Schritt bereits gemacht. Dabei geht es nicht darum, bewährte Abläufe abzuschaffen oder gar Arbeitsplätze abzubauen. Es geht vielmehr um ein Umdenken, gerade bei wiederkehrenden analogen Prozessen, die Sie und Ihre Mitarbeiter davon abhalten, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – den geschäftlichen Erfolg Ihres Unternehmens.
ELO ECM SUITE
Die ELO ECM Suite 21 stellt den kompletten Umfang einer modernen ECM-Lösung zur Verfügung.
Verschiedene moderne mehrsprachige Clients und Apps auf multiplen Geräten ermöglichen einen
komfortablen Zugriff auf in einem Sammelbecken gespeicherte Dokumente und Daten.
Collaboration & Cockpit
Tools wie Feed oder „Mein ELO“ unterstützen und informieren bei der Bearbeitung von Dokumenten. Für die Ablage von Dokumenten in einem Repository stehen schon im Standard teilautomatisierte Lösungen zur Verfügung, welche die Aufbewahrung für den Anwender vereinfachen.
Durch den Einsatz von 3rd-Party Modulen lässt sich der Dokumenteneingang durchgängig automatisieren und beispielsweise mit Ihrem ERP-System koppeln.
Archivierung
Beherbergen Sie in den Kellerräumen Ihrer Firma ein Ordnerarchiv? Mit der Einführung eines ECM-Systems können Sie sich dieses platzraubende und damit teure Unterfangen sparen. Denn die digitale Archivierung von Dokumenten ist die Grundlage eines ECM-Systems: Dokumente, Daten und Informationen können hier zentral abgelegt und in Verbindung mit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation revisionssicher (GoBD) aufbewahrt werden. Die Ablage funktioniert wie eine klassische Aktenstruktur: Es gibt digitale Regale, Ordner und Trennblätter. So finden sich auch Papierfreunde schnell zurecht.
Suchmaschine für Ihre Unternehmensdokumente
Direkt in die ELO ECM Suite integriert ist die Enterprise-Search-Komponente ELO iSearch, mit der Sie Dokumente und Informationen in Sekundenschnelle finden. Die ELO iSearch durchsucht dabei nicht nur die ELO Umgebung, sondern bezieht auch integrierte Drittanwendungen wie ERP-, CRM- und E-Mail-Systeme mit ein.
Datenanalyse und Evaluierung
Mit der intelligenten Analysekomponente ELO Analytics nutzen Sie die Informationen in Ihrem Unternehmen gewinnbringend. Stellen Sie damit Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Daten innerhalb der ELO ECM Suite her: Analysieren Sie z. B. den aktuellen Cash-Flow oder laufende Verträge und erhalten Sie dadurch wertvolle Erkenntnisse für Ihr Business.
Zugriff von über all auf deine Unternehmensdaten
Durch die mobilen Apps von ELO – erhältlich für Android und iOS – haben Sie rund um die Uhr und von über all, Zugang zu Ihren Dokumenten und Datein. Die Dateien können auch offline auf Ihren Mobilen Endgeräten abgespeichert werden. Das heißt Sie brauchen nicht unbedingt immer einen Zugang zum Internet, um auf ausgewählte Dokumente zuzugreifen.
ELO VIDEO BILBLIOTHEK
Produkte, Referenzen, Vorträge oder Interviews: ELO hat alles im Programm, Licht aus – Spot an!
Schauen Sie sich unter die Videoplattform von ELO unzählige Videos, Testimonials oder Schulungsvideos direkt an.
Starten Sie noch heute mit Ihrem DMS Projekt
Digitales Rechnungsmanagement
Sind Kreditor, Rechnungsbetrag, Kostenträger und Co. an das System weitergegeben, startet der Kontierungs- und Freigabeprozess. Gleichzeitig wird die Rechnung elektronisch und rechtskonform in ELO archiviert. Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung von ELO sparen Sie wertvolle Zeit und senken Ihre Verwaltungskosten.
Buchhaltungsprozesse
schnell und effizient
Zahlungsziele
sicher und fristgerecht eingehalten
Compliance
jederzeit gewährleistet
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